La agrupación de la sociedad en conjuntos a través de la historia, ha surgido como una constante que responde en función de la necesidad de integrar esfuerzos y distribuir actividades en tareas específicas con el fin de satisfacer sus insuficiencias. Con el transcurso del tiempo, dichas actividades requirieron ser sistematizadas y organizadas, las mismas demandaban ser canalizadas para alcanzar metas con el propósito de cumplir con el objetivo establecido. Esta conjunción de hechos promovió que infinidades de científicos denominaran este proceso como la ciencia, arte o técnica conocida actualmente como la administración.
A nivel mundial la administración por naturaleza es un proceso a través del cual un grupo social es capaz de establecer metas y objetivos para alcanzar un fin determinado. Su aplicación dentro de las organizaciones es el medio más efectivo para conseguir el máximo desarrollo institucional aprovechando los recursos materiales, humanos, técnicos y financieros con el mayor rendimiento y menor esfuerzo posible.
En Venezuela la administración se desarrolla a través de la aplicación de los cuatro elementos que constituyen el denominado proceso administrativo los cuales son: la planificación, la organización, dirección y control; estos son imprescindibles para cualquier organización ya que dictan la pauta a seguir para que las empresas aprovechen al máximo sus recursos con celeridad, eficiencia y eficacia.
Las organizaciones a nivel nacional, públicas o privadas, grande o pequeñas empresas, organizaciones lucrativas o sin fines de lucro, hospitales e instituciones educativas, deben regirse bajo el proceso administrativo, tal es el caso del Instituto Autónomo de Transito, Transporte y Circulación de Chacao que se encuentra ubicado en la Avenida Libertador entre calle Retiro y calle Adrian Rodríguez, Municipio Chacao, Estado Miranda, dicho municipio tiene una población de 71.325 habitantes. Dicho instituto tiene como finalidad garantizar el control y vigilancia del tránsito vehicular y peatonal en el municipio, generando una cultura de orden y seguridad sobre las vías municipales, en pro del mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes y transeúntes.
Dentro de esta estructura el Instituto Autónomo de Transito, Transporte y Circulación de Chacao tiene a su disposición la Oficina de Atención Ciudadana, la cual posee como misión ser un efectivo canal de comunicación por excelencia, con el mejor equipo humano posible, comprometido con la generación de soluciones permanentes y definitivas antes los problemas de tránsito terrestre, fomentando la participación ciudadana en las comunidades del municipio Chacao y sus transeúntes.
A través de la técnica de observación se detecto que el procedimiento utilizado por la Oficina de Atención Ciudadana (OAC) para la recepción de las peticiones en materia de transito, se inicia con la emisión de la denuncia o solicitud, por parte del ciudadano, mediante oficios, denuncias personales, llamadas telefónicas o de la página de internet, luego el funcionario remite dicha denuncia o solicitud a la unidad correspondiente para que esta investigue y evalué si la denuncia o solicitud pueda ser ejecutada.
Desde esta perspectiva se sugiere la elaboración de un formato digital para el registro de denuncias y solicitudes a través del correo electrónico con el propósito de que la oficina tenga un control del status de la denuncia o solicitud emitida por el ciudadano ya que la misma no posee la información actualizada, tangible y real de las denuncias y solicitudes, esto con el fin de que el ciudadano conozca la situación de su denuncia o solicitud cuando este lo considere oportuno.
El correo electrónico es el medio más utilizado por los ciudadanos y transeúntes para emitir sus requerimientos dentro del municipio que le competen a la institución para la solución de su demanda. Dichas solicitudes por correo electrónico no poseen un formato digital de registro por parte de la Oficina de Atención Ciudadana, en relación al status o respuesta que debe de emitir la unidad encargada de brindar una solución con la cual se pueda apreciar de manera tangible o intangible que dicha necesidad fue solventada o está en proceso.
La idea de dicho registro dentro la Oficina de Atención Ciudadana será visto como un procedimiento dinámico que promoverá las potencialidades de los funcionarios, y cuyo carácter pronóstico servirá para registrar las acciones presentes y futuras de la actuación de todos los recursos del Instituto Autónomo de Transito, Transporte y Circulación de Chacao, siendo su principal propósito, arrojar la información actualizada y clasificada con el fin de generar una nueva cultura de orden procesal.
De acuerdo a todo lo expresado anteriormente, se plantean las siguientes interrogantes:
¿La aplicación del formato digital como herramienta contribuirá para obtener un registro actualizado del status de las denuncias y solicitudes?
En esta investigación se percibirá si la elaboración del formato digital contribuirá a mantener la información al día de las denuncias y solicitudes.
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