Antecedentes del Proyecto

Alviárez Arquímedes y otros (2007), en un proyecto de investigación el cual tiene como título: Propuesta de un sistema de control para la automatización del proceso de distribución de la correspondencia en la Gerencia de Servicios Generales de la empresa Farmatodo, C. A. Sede La Trinidad. Plantea la investigación del proceso que recorre la correspondencia dentro de la organización ya que esta se encuentra estrechamente vinculada con documentos de trascendencia legal, confidencial y hasta de pagos a los trabajadores, por tal razón, el mal funcionamiento del mismo constituye un inconveniente que requiere una solución. El fin de dicho proyecto está basado en dar a conocer una propuesta que permita controlar a través de una mayor eficiencia el nivel de distribución de la correspondencia, de tal manera que el proceso se regularice a través de un sistema automatizado el cual permita agilizar, controlar y administrar todas aquellas comunicaciones que se reciben para que sean distribuidas en las 125 sucursales de Farmatodo C.A. La situación actual es bastante complicada ya que no se cuenta con un sistema de reportes el cual permita llevar un seguimiento de la correspondencia diaria. La debilidad y la falta de definición del proceso traen como consecuencia días de retraso, duplicidad de información y falta de comunicación, ya que el flujo de paquetes que se reciben sobrepasa la capacidad del recurso humano para que sea entregado diariamente, creando al mismo tiempo un clima de presión y desconcierto en la organización. Esta propuesta de investigación está enmarcada dentro de un proyecto factible y sustentada bajo el estudio de campo, con un nivel de carácter descriptivo, para cumplir con los objetivos  planteados, así mismo se aplica la técnica del cuestionario, lo cual permitió detectar las principales causas del problema para lograr obtener la información necesaria que posibilito realizar un análisis de resultados y proponer un sistema de control automatizado. Se sugirió que la empresa Farmatodo C.A. implemente un sistema automatizado de información para que sea más eficiente el proceso de correspondencia. El objetivo general de dicha investigación es el siguiente: Proponer un sistema de control para la automatización del proceso de distribución de la correspondencia en la Gerencia de Servicios Generales de la empresa Farmatodo, C. A. Sede La Trinidad. Con respecto a los objetivos específicos se mencionan los siguientes: 1) Diagnosticar las causas que generan la deficiencia en el proceso de distribución de la correspondencia en la empresa Farmatodo, C. A; 2)  Identificar las necesidades del proceso de distribución de la correspondencia en la Gerencia de Servicio Generales de la empresa Farmatodo, C. A. 3) Determinar la factibilidad de proponer un nuevo sistema de control automatizado en la distribución de la correspondencia en la empresa Farmatodo, C. A.

En otra investigación se encontró el planteamiento de una propuesta para optimizar el proceso de recepción de reclamos y sugerencias de la Coordinación de Apoyo al beneficio Metro/Metrobús, debido a que el crecimiento de la población en la ciudad de Caracas cada vez es mayor, lo que hace necesario la existencia de un medio de transporte que no solo reduzca el tiempo de viaje sino que a su vez sea cómodo, seguro y ofrezca un servicio optimo. En tal sentido, se han estudiado los niveles de productividad existentes, identificando las causas que los generan, así como también las variables derivadas del crecimiento que puedan constituir un riesgo para el eficaz y eficiente desarrollo de su actividad. La investigación estuvo centrada en la revisión de los procesos internos de la empresa y la recolección de la información a partir de su recurso humano, especialmente gerencial y técnico. Tal información fue analizada mediante porcentajes y gráficas de barras. Los resultados obtenidos reflejan la necesidad de dinamizar y optimizar el proceso de recepción de reclamos y sugerencias y aumentar la productividad de dicha coordinación. En atención a este requerimiento se ha propuesto implementar un plan de adiestramiento continuo en el trabajo, fomentar la motivación personal, estudiar más a fondo las restricciones en la gestión productiva, generar un sistema automatizado de control que facilite el flujo de información dentro de la Coordinación de Apoyo al Beneficiario Metro/Metrobús con estructura organizacional del sistema Metro de Caracas y promover el liderazgo participativo y comunicativo.

Los antecedentes anteriormente mencionados se relacionan estrechamente con el trabajo de investigación que se está realizando. En primera instancia, la automatización de un procedimiento para optimizar el proceso de distribución de correspondencia, responde a la necesidad establecer un medio o herramienta que permita controlar de forma eficiente el recorrido de la mensajería dentro de la organización. Tal es la finalidad de la elaboración e implementación de una forma digitalizada que recoja la información necesaria para llevar un registro de todas las solicitudes o denuncias que se reciban a través de la página web de la Oficina de Atención Ciudadana, esto con la intención de ofrecer un  mejor servicio a la comunidad y actuar como ente promotor de la participación ciudadana en el proceso  de gestión pública dentro del Municipio Chacao.

En segunda instancia, la optimización del proceso de recepción de reclamos y denuncias dentro de la Coordinación de Apoyo al beneficio Metro/Metrobús, se proyecta como mecanismo capaz de promover la realización de mejoras para brindar un servicio de calidad a los usuarios de la institución Metro de Caracas. Al igual que el presente proyecto, se busca la creación de técnicas que permitan innovar procedimientos con el fin de ofrecer servicios con la mejor eficacia posible. Tal es el caso de la Oficina de Atención Ciudadana, ya que este como ente encargado de la tramitación de los requerimientos formulados por la comunidad en vista de una necesidad existente, debe originar herramientas que renueven los procesos de atención de dichos requerimientos, esto con el objetivo de que la comunidad se sienta atendida y pueda incursionar activamente en el proceso de gestión pública y contraloría social dentro del Municipio Chacao.